01
Daten liegen verstreut
Stunden im einen System, Material im anderen, Nachträge in Mails. Bevor die Rechnung geschrieben werden kann, muss jemand sammeln.
Rechnungsstellung
Die Rechnung folgt dem Auftrag. Nicht dem Monatsende.
In vielen Betrieben entstehen Rechnungen gesammelt am Monatsende: Stundenzettel zusammensuchen, Lieferscheine prüfen, Nachträge erinnern, Rückfragen klären. Das kostet Liquidität und Nerven. HK Growth OS bereitet die Rechnung aus Auftrag und Ist-Daten vor, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, holt die Freigabe ein und übergibt an die Buchhaltung.
Kurz gesagt: Rechnungsstellung im Mittelstand automatisieren: Abschlussdaten prüfen, Rechnung aus Auftrag und Ist-Daten vorbereiten, Freigabe einholen, an die Buchhaltung übergeben, offene Posten nachhalten. Rechnungen kurz nach Abschluss statt am Monatsende.
Von Luis Kummer, HK Growth · Stand 6. Oktober 2026
Woran es hängt
Warum Rechnungen liegen bleiben.
02
Niemand weiß, ob alles drin ist
Fehlt eine Position, ist die Marge weg. Ist eine zu viel, kommt die Reklamation. Beides fällt erst auf, wenn es zu spät ist.
03
Freigabe dauert
Die Rechnung wartet auf eine Unterschrift, die Unterschrift wartet auf Informationen, die Informationen liegen beim Projektleiter auf der Baustelle.
So läuft es
Vier Schritte vom Abschluss bis zur Buchhaltung.
Schritt 1
Abschlussdaten prüfen
Mit Auftragsabschluss prüft das System Stunden, Material, Lieferungen und Nachträge gegen den Auftrag. Lücken und Abweichungen werden gemeldet.
Schritt 2
Rechnung vorbereiten
Positionen, Mengen und Preise kommen aus Auftrag und Ist-Daten, Texte und Rechtsangaben aus Ihren Vorlagen. Abschlags- und Schlussrechnungen folgen demselben Prinzip.
Schritt 3
Freigeben
Die zuständige Person sieht Entwurf, Auftrag und Abweichungen nebeneinander und gibt frei, auch unterwegs. Die Freigabe wird protokolliert.
Schritt 4
Übergeben und nachhalten
Die Rechnung geht an den Kunden und in Ihre Buchhaltung. Offene Posten, Erinnerungen und Mahnstufen laufen als Wiedervorlagen im Vorgang.
Buchhaltung
Ihre Buchhaltung bleibt Ihre Buchhaltung.
Ob DATEV, Lexware, sevdesk oder ein ERP-Modul:
HK Growth OS übergibt fertige, geprüfte Rechnungsdaten an das System, mit dem Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltung heute arbeitet. Was angebunden wird und wie Daten gehalten werden, klären wir in der Prozessaufnahme und beschreiben es auf der Systemseite.
FAQ
Häufige Fragen.
Kurz beantwortet. Alles Weitere klären wir im Erstgespräch.
Sie bereitet sie vor und prüft sie gegen Auftrag und Ist-Daten. Freigegeben wird von einer zuständigen Person; ohne Freigabe geht nichts raus.
Ja. Abschläge, Nachträge und Schlussrechnung sind Schritte im selben Vorgang. Nachträge werden bereits in der Nachkalkulation sichtbar und nicht erst beim Rechnungsschreiben.
Grundsätzlich alle mit Schnittstelle oder Import, zum Beispiel DATEV, Lexware oder sevdesk sowie ERP-Module. Den konkreten Weg legen wir in der Prozessaufnahme fest.
Rechnungen gehen Tage bis Wochen früher raus, vergessene Positionen werden seltener, Mahnläufe laufen automatisch. Den Wert für Ihren Betrieb können Sie mit dem ROI-Rechner abschätzen.
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Wann geht bei Ihnen die Rechnung raus: nach Abschluss oder am Monatsende?
Beschreiben Sie den Rechnungsablauf im Prozess-Check oder rechnen Sie den Aufwand im ROI-Rechner nach.